«الإطار الوطني للتفتيش»: وداعاً للزيارات التقليدية.. واعتماد الرقابة «عن بُعد»
طرح المركز الوطني للتفتيش والرقابة سياسة ”الإطار الوطني لأعمال التفتيش“ عبر منصة استطلاع، بهدف إرساء إطار موحّد وملزم لتنظيم أعمال التفتيش في مختلف الجهات الرقابية بالمملكة.
وتسري أحكام السياسة الجديدة على جميع الجهات الرقابية الحكومية المخولة بتنفيذ مهمات التفتيش أو الإشراف عليها أو إسنادها لجهات أخرى، بحيث تغطي جميع الأعمال الرقابية التي تتم في إطار الأنظمة واللوائح والتنظيمات المعمول بها.
الإطار الوطني للتفتيش
السياسة التي طرحها المركز الوطني جاءت لتحدد العناصر الأساسية المنظمة لأعمال التفتيش، سواء تلك المتعلقة بمراحل التخطيط أو التنفيذ أو التقارير الختامية أو إقفال الحالات.
وبموجب هذه السياسة، تصبح جميع الجهات الرقابية ملزمة باتباع مراحل تفتيش واضحة تبدأ من تحديد المستهدفات ووضع الخطط السنوية، مرورًا بالتحضير واتخاذ الترتيبات اللازمة، وصولًا إلى الزيارات التفتيشية وما يتبعها من تقارير وإجراءات تصحيحية وإقفال رسمي لحالات عدم الامتثال.
تطرقت السياسة إلى الآليات التي تمكن الجهات الرقابية من مراقبة أداء أعمال التفتيش وتقييمها بشكل مستمر بهدف تحسينها والارتقاء بجودة الممارسات الرقابية، بما يضمن تحقيق أعلى درجات الكفاءة في إدارة الموارد البشرية واللوجستية، وتعزيز القدرة على التنبؤ والتخطيط الاستراتيجي في أعمال التفتيش ذات الحساسية العالية.
مبادئ توجيهية لتعزيز الامتثال والحياد والاتساق
وتقوم سياسة الإطار الوطني على مجموعة من المبادئ التوجيهية التي تمثل الأساس الذي يجب أن تبني عليه الجهات الرقابية عملياتها.
ويأتي في مقدمة هذه المبادئ ”مبدأ التوعية والامتثال أولًا“، الذي يضع مسؤولية التثقيف والإرشاد على الجهة الرقابية لضمان فهم المنشآت للمتطلبات النظامية واللوائح الفنية.
ويُلزم هذا المبدأ الجهات بتوجيه المنشآت نحو الإرشادات الرسمية وتوضيح مخاطر عدم الامتثال، بما في ذلك تصنيفات المخالفات، بالإضافة إلى توثيق عمليات التفتيش بطريقة منهجية لتكون موجهة نحو النتائج وليس الإجراءات الشكلية.
ويتكامل هذا المبدأ مع ”مبدأ التركيز على نهج قائم على المخاطر“ الذي يفرض على الجهات تبني منهجية شفافة لتقييم المخاطر وتحديثها بشكل دوري، مع ربط خطط التفتيش وأولوياتها بالمخاطر الفعلية المرتبطة بالنشاط أو سلوك المنشآت.
ويتزامن ذلك مع ”مبدأ الاتساق وإمكانية التنبؤ“ الذي يعزز أهمية تطبيق عمليات تفتيش متسقة وعادلة، ونشر التوقعات والمتطلبات عبر القنوات الرسمية المعتمدة، إضافة إلى توثيق أي انحرافات عن الإجراءات المنهجية مع مبررات واضحة.
تؤكد السياسة على مبدأ الشفافية والعدالة في جميع مراحل التفتيش، بدءًا من توضيح المنهجيات والمتطلبات الفنية للمنشآت، مرورًا بتقييم الامتثال، وصولًا إلى صياغة النتائج.
ويُضاف إلى ذلك مبدأ الحياد والنزاهة الذي يُلزم المفتشين باتخاذ قرارات تستند إلى الأدلة الموضوعية فقط، وضمان تنفيذ أعمال التفتيش بأعلى مستويات المهنية دون أي تأثير خارجي أو تضارب مصالح.
مراحل التفتيش الأربع
حددت السياسة أربع مراحل رئيسية لأعمال التفتيش، تبدأ بـ مرحلة التخطيط التي تشمل إعداد الخطط السنوية وتحديد المستهدفات بناءً على منهجيات قائمة على المخاطر ومستويات الامتثال ومتطلبات الترخيص.
وتركز هذه المرحلة على استخدام بيانات دقيقة لاستهداف المنشآت الأكثر احتياجًا للرقابة، وتخصيص الموارد البشرية واللوجستية بكفاءة.
ثم تأتي مرحلة التحضير التي تتضمن تزويد المنشآت بمواد إرشادية تمكنها من الاستعداد بشكل صحيح، إضافة إلى تعيين المفتشين المؤهلين والتحقق من استقلاليتهم، ووضع خطة تفتيش واضحة تشمل الأهداف والنطاق والمنهجيات والجدول الزمني وترتيبات السلامة والتجهيزات الفنية.
وتأتي بعد ذلك مرحلة التنفيذ التي تتضمن إجراء التقييم الشامل للمنشآت، والتحقق من مدى امتثالها، وتقديم الإرشاد اللازم دون تأثير على الحيادية، مع التأكيد على أن أعمال التوعية ليست بديلًا عن إجراءات الإنفاذ النظامية.
وتختتم دورة التفتيش بـ مرحلة ما بعد التفتيش التي تشمل توثيق النتائج بشفافية، وإبلاغ المنشآت بها، ومتابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية، والإغلاق الرسمي لحالة التفتيش بعد التأكد من الالتزام الكامل.
خطط تفتيش سنوية مبنية على تحليل منهجي للمخاطر
وضعت السياسة متطلبات صارمة للمرحلة الأولى المتعلقة بالتخطيط، حيث يجب على الجهات الرقابية إعداد خطط سنوية مبنية على منهجيات واضحة تستند إلى مستوى المخاطر وطبيعة الأنشطة وحجمها ونطاقها الجغرافي.
تُلزم الجهات بتزويد المركز الوطني للتفتيش بخططها المعتمدة وأي تعديلات تطرأ عليها، بما يضمن وجود مرجعية مركزية تتابع جودة التخطيط وفعالية التنفيذ.
وتشدد السياسة على ضرورة تحديث منهجيات تقييم المخاطر بشكل مستمر، مع اعتماد نماذج تحليل تأخذ في الاعتبار المخاطر المتصلة بنوع النشاط وبيئة العمل وسجل المنشأة السابق، بما يسهم في تحقيق أهداف التفتيش بدقة أكبر، ويتيح للجهات الرقابية إعادة توجيه الموارد نحو المنشآت ذات المخاطر الأعلى.
أنواع أعمال التفتيش
أوضحت السياسة أن الجهات الرقابية مطالبة بأخذ أنواع متعددة من التفتيش في الاعتبار عند إعداد خططها. ويشمل ذلك التفتيش الدوري الذي يتم وفق جداول زمنية محددة بناءً على حجم الأنشطة وأولويات المخاطر، والتفتيش التبعي الذي يجري بعد رصد حالات عدم امتثال للتحقق من فعالية الإجراءات التصحيحية.
كما يشمل التفتيش التفاعلي الذي يتم استجابةً للبلاغات أو الحوادث أو المخاطر المستجدة، على أن تخضع البلاغات لمعايير مكتوبة لتحديد صحتها وأهميتها قبل اتخاذ قرار الزيارة. ويضاف إلى ذلك التفتيش الاستثنائي، الذي يكون مبنيًا على حملات أو طلبات خاصة وفق أولويات وطنية.
تناولت السياسة أيضًا أحكام إشعار المنشآت بالتفتيش، حيث سمحت للجهات الرقابية بإجراء تفتيش غير معلن في حالات محددة، مثل طبيعة النشاط أو وجود مخاطر على السلامة العامة أو الاستجابة لبلاغات موثوقة.
وفي المقابل، حددت ضوابط للتفتيش المعلن، من بينها منح المنشآت إشعارًا مسبقًا بوقت كافٍ وإجراء التفتيش خلال ساعات العمل الرسمية إلا إذا اقتضت الضرورة غير ذلك.
ورسم المركز الوطني للتفتيش والرقابة إطارًا شاملًا ومتدرجًا يحدد بوضوح آليات تنفيذ عمليات التفتيش ومتطلبات مرحلة ما بعد الزيارات الرقابية.
وجاءت هذه المرحلة من السياسة الوطنية لتكمل ما بدأته من مبادئ تنظيمية حاكمة لبيئة التفتيش، مؤكدةً على ضمان الاتساق والشفافية، وتعزيز الامتثال، ورفع جودة الممارسات الرقابية عبر منهجية واضحة ومتكاملة تشمل التنفيذ والتوثيق والمعالجة والإغلاق.
وتتضمن أحكام هذه المرحلة مجموعة واسعة من التعليمات التي توجه الجهات الرقابية في كيفية إدارة عملية التفتيش ميدانيًا وعن بُعد، وآليات التعامل مع المنشآت أثناء التنفيذ، ومتطلبات جمع الأدلة والوثائق، وصولًا إلى إعداد التقارير المعتمدة، واستقبال ملاحظات المنشآت، وتنفيذ الإجراءات التصحيحية، وإجراء التفتيشات التبعية، والتصعيد عند الضرورة، والإقفال الرسمي للحالات، إضافة إلى الاستمرار في الإرشاد والتثقيف بعد انتهاء التفتيش.
تنفيذ عملية التفتيش
ووفق السياسة، فإن الجهات الرقابية مطالبة بتوحيد إجراءات تنفيذ عمليات التفتيش لضمان الاتساق بين المنشآت الخاضعة لإشرافها، من خلال اتباع آليات تضمن الشفافية، وسهولة الوصول، والحفاظ على التعاون، واحترام طبيعة العمليات التشغيلية لكل منشأة.
ويغطي التنفيذ مجموعة من الأنشطة المحورية التي تشمل التفاعل المباشر مع المنشأة، والتحقق من الامتثال، وجمع الأدلة، والتفتيش عن بُعد، إضافة إلى الإرشاد والتوعية دون التأثير على حيادية المفتش.
شددت السياسة على ضرورة توفير قدر من المرونة في نطاق التفتيش، بحيث يتمكن المفتش من تعديل نطاق العمل وفق معلومات مستجدة أو مخاطر طارئة تظهر أثناء التنفيذ، على أن يتم توثيق ذلك والإشراف عليه بما يحفظ سلامة العملية الرقابية ودقتها، دون الخروج عن الخطة المعتمدة إلا في الحدود النظامية.
ولتعزيز كفاءة العمل الرقابي، أكدت السياسة ضرورة تنفيذ عمليات التفتيش بطريقة تتناسب مع طبيعة المنشأة بما يقلل أي تعطيل لعملياتها، مع ضمان تغطية شاملة لنطاق التفتيش وأهدافه.
وتشمل المتطلبات كذلك التعامل الحذر مع المعلومات الحساسة أو السرية وفق الأنظمة ذات الصلة، وحصر الاطلاع عليها بمن تقتضي مهامهم ذلك فقط، بحيث لا تتجاوز عملية التفتيش حدود الغرض الرقابي.
تعزيز مهنية المفتش أثناء التفاعل مع المنشأة
ولتقوية جانب التواصل البنّاء بين الفرق الرقابية والمنشآت، شددت السياسة على مجموعة من الضوابط الحاكمة للتفاعل خلال التنفيذ، بما في ذلك التأكيد على المهنية والموضوعية منذ لحظة وصول المفتش إلى الموقع.
ويلتزم المفتش بتقديم تعريف رسمي يحمل صلاحياته النظامية، وطلب الدخول وفق الإجراءات المعمول بها، مع توضيح الأنشطة الأساسية للتفتيش، مثل النطاق، ومنهجية مراجعة الوثائق، وجمع الأدلة، وسحب العينات.
حرصت السياسة على منع الدخول في أي نقاشات تتعلق بالغرامات أو العقوبات أو التظلمات أثناء التفتيش، بحيث يقتصر التواصل على الملاحظات المهنية والحقائق الموضوعية.
وفي حالات عدم التعاون، بيّنت السياسة ضرورة وجود أحكام واضحة تمكّن المفتش من إعادة توضيح الالتزامات النظامية واتخاذ الإجراءات الملائمة.
ومن العناصر المهمة أيضًا التزام الجهات الرقابية بإبلاغ المنشآت بأغراض سحب العينات ونتائجها، بما يعزز الشفافية والثقة بين الأطراف، ويضمن فهمًا متبادلًا لأهداف التفتيش ومتطلباته.
التحقق من الامتثال
وتبرز هذه المرحلة باعتبارها جوهر العملية الرقابية، إذ تتضمن تقييم الممارسات الفعلية للمنشآت ومدى التزامها بالأنظمة من خلال تفقد المرافق، وإجراء مقابلات مع العاملين، ومراجعة الوثائق، وسحب العينات وإجراء الاختبارات عند الضرورة.
وشددت السياسة على ضرورة تعزيز الملاحظة الواقعية للموقع، باعتبارها وسيلة رئيسية لفهم عمليات المنشأة بصورة مباشرة.
تتيح الضوابط للمفتشين إصدار أوامر فورية في حال رصد مخاطر واضحة تستوجب اتخاذ إجراء عاجل، وذلك وفقًا للأنظمة واللوائح ذات الصلة. ويأتي هذا الإجراء ضمن منظومة توازن بين حماية السلامة العامة وضمان حقوق المنشآت.
أما المقابلات مع العاملين، فقد حددت السياسة أنها ليست مجرد استفسارات عابرة، بل وسيلة منهجية لتقييم مستوى فهم العاملين للمتطلبات التنظيمية، من خلال أساليب مقابلة موضوعية تضمن اتساق المعلومات. وتتعامل السياسة مع العينات والاختبارات كأدوات تقنية ذات معايير عالية، حيث لا بد أن تتم وفق أسس علمية دقيقة، وأن تكون المعدات المستخدمة معتمدة وخاضعة للمعايرة والصيانة.
وتشدد الضوابط أيضًا على أن عمليات جمع المعلومات يجب أن تكون ضرورية وذات صلة فقط بهدف التفتيش، مع ضمان صحة ودقة السجلات، ووضع معايير واضحة للمدة الزمنية المتاحة للمنشآت لتقديم المعلومات عند الطلب.
منظومة حوكمة تحمي النزاهة والشفافية
وتنص المبادئ على ضرورة أن تكون جميع نتائج التفتيش مستندة إلى أدلة قابلة للتحقق، بحيث تتسم بالوضوح والدقة وقابليتها للتتبع والتوثيق، مما يدعم المساءلة ويحافظ على صدقية العملية الرقابية.
وتلزم السياسة الجهات الرقابية بوضع قواعد واضحة لحوكمة الأدلة، تشمل جمعها وحفظها بطريقة ممنهجة ومتساوية، مع النظر بجدية في الإيضاحات التي تقدمها المنشآت، كما تفرض توثيقًا شاملًا للأنشطة والملاحظات، بما في ذلك التواريخ والأوقات والجهات المشاركة.
وفي مجال حماية البيانات، تُلزم السياسة الجهات الرقابية بالامتثال التام لأنظمة الخصوصية وحماية المعلومات، بحيث تُجمع البيانات الشخصية في أضيق الحدود اللازمة فقط، مع توفير نظام رسمي لإدارة وحفظ الأدلة بشكل آمن وطويل الأمد.
التفتيش عن بُعد
وتعزز السياسة مفهوم التفتيش عن بُعد كأحد أساليب التفتيش المعتمدة، مع التأكيد على أنه لا يقل أهمية عن التفتيش الميداني، بل يخضع للمعايير نفسها من حيث التوثيق وجودة الأدلة ومراحل التنفيذ.
وتشترط السياسة ألا يتم استخدام هذا النوع من التفتيش إلا في الحالات التي يجيزها النظام، وبما يحقق موثوقية وشفافية النتائج، إضافة إلى وضع معايير دقيقة تحدد مدى ملاءمته لكل منشأة، وطبيعة الأنشطة، والأدوات التقنية المستخدمة.
تتطلب الضوابط التأكد من هوية المشاركين أثناء التفتيش عبر القنوات المعتمدة والآمنة، وضمان صحة الوثائق الرقمية، وتوثيق تفاصيل التفتيش بالكامل، بما في ذلك التوقيت والمشاركين ونوعية الوسائط المستخدمة، وتحث السياسة على دمج الأسلوبين الميداني والافتراضي عند الحاجة، بما يحقق الكفاءة القصوى للعمل الرقابي.
دعم معرفي لا يمس حيادية المفتش
شددت السياسة على أهمية الإرشاد والتوعية كجزء من عملية التفتيش، شريطة ألا يتعارض ذلك مع حياد المفتش، ويساهم هذا الدور الإرشادي في تعزيز فهم المنشآت للمتطلبات النظامية وضرورة الالتزام بها، مع تقديم التوضيحات المهنية المبنية على أدلة رسمية فقط.
وتتيح السياسة للمفتشين تقديم شروحات حول النتائج المتوقعة للالتزام أو عدمه، والرد على استفسارات المنشآت، شرط عدم تجاوز نطاق الصلاحيات.
وتؤكد الضوابط أيضًا على إبراز الممارسات الإيجابية التي تلتزم بها المنشآت، لتشجيع الامتثال المستدام دون المساس بموضوعية التفتيش.
مرحلة ما بعد التفتيش
وتُعد هذه المرحلة من أهم محاور السياسة، إذ تتضمن مجموعة من العمليات المتسلسلة التي تبدأ بتوثيق النتائج بدقة والإبلاغ عنها، مرورًا بالتغذية الراجعة، ووضع خطط التصحيح، وإجراء الزيارات التبعية، وصولًا إلى التصعيد عند الضرورة، ثم الإقفال الرسمي، فالإرشاد ما بعد التفتيش.
وتلتزم الجهات الرقابية بضمان اكتمال ودقة جميع النتائج المعتمدة قبل إصدارها، على أن تخضع للمراجعة المستقلة لضمان الحياد، وتُسلَّم تقارير التفتيش للمنشآت بشكل آمن وفق آليات رسمية تحفظ سرية المراسلات.
وتتيح السياسة قنوات للمنشآت لتقديم ملاحظاتها حول التفتيش، بما يعزز التحسين المستمر وجودة عمل المفتشين، دون تأثير سلبي على نتائج التفتيش أو إجراءات الإنفاذ.
التصحيح والزيارات التبعية والتصعيد
وفي إطار معالجة حالات عدم الامتثال، تلزم السياسة المنشآت بتقديم الأدلة اللازمة للتصحيح خلال المدد المحددة، أو تقديم خطة تصحيحية تحتوي على الإجراءات والمواعيد، بحيث تقوم الجهة الرقابية بمراجعتها واعتمادها وفق المتطلبات التنظيمية.
وفي حال عدم كفاية الأدلة، تلتزم الجهة الرقابية بإجراء زيارات تفتيشية تبعية تركز على المخالفات السابقة، وتوثيق نتائجها وربطها بالحالة الأصلية. وعند استمرار عدم الامتثال، تُصعد المخالفات إلى إجراءات إنفاذ نظامية، ويتم إشعار المنشآت بها رسميًا مع إتاحة قنوات التظلم.
إقفال الزيارة والإرشاد اللاحق
وتختتم مراحل التفتيش بإقفال الزيارة رسميًا بعد تنفيذ الإجراءات التصحيحية أو إجراءات الإنفاذ، مع إصدار إشعار الإقفال وحفظه ضمن سجلات النظام الرسمي. وتستمر الجهة الرقابية في تقديم الإرشاد ما بعد التفتيش بهدف تعزيز الفهم النظامي وضمان الامتثال المستدام، دون التأثير على حيادية النتائج.
