الرقابة
تتمثل الغاية من إنشاء أي مؤسسة تعليمية في تحقيق مجموعة من الأهداف من خلال إشباع احتياجات الفرد والمجتمع. وتعتبر الإدارة العليا المسؤولة عن تحقيق تلك الأهداف، إلا أنها ليست الطرف الوحيد الذي يشارك في القيام بالأنشطة الضرورية لوضع هذه الأهداف موضع التنفيذ ومن هنا تنشأ مشكلة الرقابة والحاجة إليها.
فالرقابة هي وسيلة الإدارة لمتابعة التنفيذ والتحقق من أن الأنشطة تتم وفقاً للخطط الموضوعة، وأن القرارات يتم تنفيذها على الوجه السليم، وأن الأهداف المرغوبة في طريقها إلى التحقيق.
الرقابة هي الوظيفة الإدارية، وبها تكتمل حلقات العملية الإدارية بمفهومها الشامل، والرقابة في أبسط معانيها تشير إلى التحقق من أن ما يحدث يطابق الخطط المقررة والتعليمات الصادرة والمبادئ المعتمدة فإنها ترمي إلى التأكد من أن ما تم - أو يتم - مطابق لما أريد إتمامه.
وتعرف الرقابة بأنها ”الوظيفة الإدارية التي تختص بقياس وتصحيح الأداء بهدف التأكد من تحقيق الأهداف والخطط التي وضعتها المنظمة“.
كما يعرفها البعض الآخر بأنها "جعل الأشياء تتم طبقاً للطريقة أو الخطط الموضوعة فالرقابة إذاً هي نوع من المقابلة بين عنصرين.
- الأداء الفعلي.
- الأصول المحددة والموضوعة مسبقاً لتنفيذ هذا العمل.
والرقابة بهذا المعنى لا تقتصر على مجرد مقابلة الأداء الفعلي بالخطط أو الأساليب المحددة لهذا الأداء ومن ثم تحديد الانحرافات - إن وجدت - ولكنها تمتد إلى تحليل أساليب تلك الانحرافات وطرق علاجها.
والرقابة كوظيفة إدارية يمارسها المديرون في التنظيم مهما اختلفت مراكز المسؤولية لكل منهم، ومهما اختلف الغرض من النشاط.
الرقابة عملية مستمرة تستهدف التأكد من القيام بالعمل أو النشاط في حدود الوقت المعين والتكاليف المقررة والنتيجة المرجوة، وتبرز أهمية الرقابة لعدة اعتبارات أهمها.
1 - أن العمل يقوم بتأديته عنصر بشري، وهو بالتالي عرضة للخطأ والانحراف مما يستوجب مراقبته لتفادي الخطأ وتصحيح الانحرافات.
2 - وجود فاصل زمني بين عملية التخطيط بما ينطوي عليه من تحديد للأهداف ووضع لمستويات الأداء... الخ، وعمليات التنفيذ حيث قد يحدث العديد من التغيرات في بيئة العمل الداخلية أو الخارجية أو الاثنين معاً، الأمر الذي ينتج عنه اختلاف بين الأداء المستهدف والأداء الفعلي، مما يتطلب بالتالي تحديد أساليب هذه الاختلافات وكيفية علاجها أو تصحيحها، وهو الدور الذي تقوم به الرقابة.
3 - أن اتساع حجم المؤسسة وتنوع أعمالها وتعدد العاملين فيها، يستوجب مراقبة أنشطتها للتأكد من أنها تسير وفقاً للخطط الموضوعة، ومعرفة مشاكل التنفيذ والتصدي لها.
4 - يمكن أن يستدل على أهمية الرقابة في حالة تصور غيابها وما يمكن أن يترتب عليه من:
- إسراف في استخدام الموارد المادية.
- ضياع الوقت أو عدم الكفاءة في استغلاله.
- البطء في إنجاز الأعمال.
- تدني الإنتاجية.
- ظهور العديد من المشكلات وتفاقمها.
- عدم الوصول إلى الأهداف، ومن ثم صعوبة الحكم على فاعلية المنظمة.
يتمثل الهدف العام للرقابة في مساعدة الإدارة للتأكد من أن الأداء الفعلي يتم وفقاً للخطط الموضوعة، إلا أن هناك بعض الأهداف الجانبية للرقابة والتي تشمل:
- توحيد التصرفات اللازمة لتنفيذ الخطط.
- المساعدة في التخطيط وإعادة التخطيط.
- تخفيض مخاطر الأخطاء عند وضع الخطط.
- تحديد مراحل التنفيذ ومتابعة التقدم.
- تحقيق التعاون بين الوحدات والأقسام التي شاركت في التنفيذ.
ويعني ذلك أن أهداف الرقابة لا تكمن في التعرف على الانحرافات على الخطط والمعايير، بل تتعلق بجوانب أكثر إيجابية تساعد على تحقيق الأداء الفعال للخطط وإنجاز الأهداف بأعلى مستويات الكفاءة والفاعلية. إلا أن تحقيق هذه الأهداف يتطلب تدفق المعلومات الرقابية بسرعة وفي الوقت المناسب، حتى يمكن اكتشاف الأخطاء قبل تراكمها أو مرور وقت طويل على حدوثها، كما أن هذا التدفق يجب أن يغطي كافة المستويات الإدارية حتى تكون هناك إمكانية لتصحيح المسارات سواء التخطيطية أو التنفيذية في الوقت المناسب.
