بلدية القطيف تؤرشف أكثر من 128 ألف وثيقة إلكترونياً خلال ستة أشهر
ضمت بلدية محافظة القطيف أحدث الأجهزة ووسائل الاتصال لتحقيق كفاءة عالية ولضمان عدم توقف الخدمات المقدمة داخل وخارج البلدية، بعد أن أكملت تجهيز غرفة خوادم مركزية كاملة بمقر البلدية.
وكشف مدير إدارة مركز المعلومات والحاسب الآلي خالد الخليفة عن حفظ أكثر من «128240» وثيقة ومستند داخل النظام لمختلف أنواع الملفات الموجودة داخل البلديات، من «رخص المحلات - رخص البناء - مخططات الأراضي - التعاميم - وملفات شئون الموظفين - والمخالفات الصحية - وجميع ملفات الإدارات»، حيث أن النظام يخدم معظم الإدارات داخل بلدية القطيف والبلديات الفرعية التابعة لها «سيهات، عنك، تاروت، صفوى، القديح».
وأشار إلى ان النظام يوفر السرية الكاملة للملفات بحيث لا يمكن الإطلاع على الملفات إلا من قبل الموظفين الذين لهم الصلاحية، مضيفا ان المركز يقوم حاليا بتدريب معظم الموظفين العاملين على نظام الأرشفة وكذلك تدريب باقي الأقسام للعمل على النظام.
وبين أن إدارة الحاسب الآلي قامت بتحميل أكثر من 2000 كيلوبايت «KB2000» من المعلومات للبلدية والبلديات المرتبطة «سيهات - صفوى - تاروت - عنك - القديح» والفروع.
وأكد إنشاء العديد من الخدمات لمساعدة المواطنين والمستثمرين على إنهاء الأعمال بسهولة ويسر وفي وقت قصير ومن ضمن هذه الخدمات، بالإضافة لتقديم خدمات رخص المحلات التي تتضمن طلب وإصدار رخص المحلات الجديدة والحركات على الرخص «تجديد - نقل ملكية - إلغاء - ……..» وإصدار الشهادات الصحية، التي تتضمن قيام صاحب المحل بتقديم طلبات الجديد والتجديد للشهادات الصحية وإدارة العمالة الخاصة به بسهولة ويسر وبدون مراجعة البلدية.
بالاضافة الى الاستعلام عن المخالفات الصحية والفنية، فضلا عن الاستعلام عن رخص البناء والهدم والترميم والتسوير وتقدم خدمات المقاولين للاستعلام عن رخص الحفريات وحالتها والاستعلام عن المخالفات، وخدمات المستثمرين لطلب إصدار رخص اللوحات الإعلانية والاستعلام عن السداد والمخالفات الاستثمارية والاستعلام عن الفرص الاستثمارية المتاحة، والاستعلام عن المعاملات وتقديم البلاغات.
وأشار إلى أن نظام الأرشفة الإلكترونية يعتبر النظام المسئول عن حفظ الوثائق والمستندات ببلدية محافظة القطيف والبلديات الفرعية التابعة لها إلكترونيا حيث يتم عمل مسح ضوئي للوثائق وحفظها على النظام، مما يوفر فوائد كثيرة على الموظفين منها: «حفظ المستندات من التلف أو الضياع - سرعة البحث والاستعلام عن كافة المعلومات - تأكيد الأمان والسرية للمستندات... الخ».
وأكد ان مركز المعلومات والحاسب الآلي يقوم بمتابعة أقسام بلدية القطيف والبلديات الفرعية للتأكد من إنتظام عملية أرشفة الوثائق ومتابعة تأمين الماسحات الضوئية وتقديم الدعم الفني اللازم لأقسام البلدية، وتدريب الموظفين علي تحسين أداء وجودة العمل وإزالة العقبات.
