توحيد إجراءات الترافع أمام اللجان الزكوية لضبط التمثيل النظامي
اعتمدت الأمانة العامة للجان الزكوية والضريبية والجمركية دليل الصفة النظامية لأطراف النزاع، بهدف توحيد إجراءات التحقق من الوضع القانوني للأشخاص الطبيعيين والاعتباريين المشاركين في الدعاوى أمام اللجان، وضمان التزام الجميع بالأنظمة واللوائح والقرارات الرسمية ذات الصلة.
يغطي الدليل الأشخاص الطبيعيين والاعتباريين المحتمل كونهم أطرافاً في المنازعات والدعاوى المنظورة أمام اللجان، ويشتمل على أمثلة توضيحية لضمان التطبيق الصحيح، ويضع آلية لمراجعة وتحديث محتواه بشكل دوري بما يتناسب مع أي تعديلات في الأنظمة واللوائح والقرارات ذات العلاقة.
التعليمات العامة لإثبات الصفة النظامية
يشمل الدليل تعليمات واضحة للتحقق من الصفة النظامية، حيث تثبت الصفة القانونية للشخص الطبيعي أصالة عن نفسه من خلال بيانات الهوية الوطنية أو الإقامة أو جواز السفر وفق كل حالة.
وفي حال كان الشخص يمثل غيره، فيتم التحقق وفق حالات محددة تشمل المحامين المرخص لهم بمزاولة المهنة بترخيص ساري المفعول، والمحامين المتدربين بموجب وكالة شرعية، وممثلي الجهات الحكومية بتفويض رسمي، والممثلين النظاميين للشخصيات الاعتبارية الخاصة وفق عقد التأسيس أو النظام الأساسي، بالإضافة إلى موظفي الإدارة القانونية في الشخصيات المعنوية الخاصة بعد ترخيصهم بموجب وكالة شرعية.
ويشمل ذلك الأزواج والأصهار حتى الدرجة الرابعة، والوُصيّ والقيمون ونظار الوقف، ومأموري بيت المال، وسفراء الدول بموافقة الجهات المختصة.
وشدد الدليل على ضرورة التحقق من صلاحية التوكيلات الشرعية لتشمل كل الصلاحيات المرتبطة بقيد الدعاوى وتقديم طلبات الاستئناف والتمثيل أمام اللجان، مع ضمان صحة الوثائق وسريانها، والتحقق من صدورها من صاحب الصلاحية.
وفي حال صدور الوكالات من خارج المملكة، يجب تصديقها من وزارة الخارجية ووزارة العدل، وترجمتها إلى اللغة العربية.
المستندات المطلوبة لقيد الدعوى
أوضح الدليل أن قيد الدعوى أمام اللجان يتطلب تقديم مجموعة من البيانات والمستندات الأساسية لكل طرف، سواء كان أصيلاً أو وكيلاً أو ممثلاً نظامياً، وتشمل: بيانات الهوية الوطنية والعنوان الوطني، ومستندات إثبات الصفة النظامية، إضافة إلى الإقرار بصحة جميع البيانات وصلاحية الصفة القانونية أمام اللجان. ويجب أن يتضمن الإقرار الالتزام بالإفصاح فور انتهاء علاقة التوكيل أو تقييد الصلاحيات.
ويضع الدليل معايير واضحة للممثلين النظاميين للشركات، مثل المدير في شركة التضامن، حيث يشترط تقديم بيانات الهوية الوطنية، عقد التأسيس أو تعديلاته، وأي قرار مستقل يعين المدير، مع مراعاة تقييد سلطاته إذا نص العقد أو القرار على ذلك أو إذا كان التصرف من الأعمال المحظورة حسب المادة 39 من نظام الشركات.
الصفة النظامية للأشخاص الطبيعيين
حدّد الدليل آليات التحقق من الصفة النظامية للأشخاص الطبيعيين وفق جنسيتهم وحالتهم القانونية وهم المواطنون السعوديون ومواطني دول مجلس التعاون لدول الخليج وتثبت الصفة النظامية عبر الهوية الوطنية، والأجانب المقيمون في المملكة، تثبت الصفة عبر بيانات الإقامة أو التأشيرة أو الرخصة، والأجانب غير المقيمين أو بدون إقامة، وتثبت الصفة عبر جواز السفر أو أي وثيقة تعترف بها المملكة كبديل لجواز السفر.
وضع الدليل اشتراطات إضافية لفئات خاصة لضمان صحة التمثيل القانوني ومواءمته مع الأنظمة المعمول بها. فبالنسبة للقاصرين، يتم التحقق من الصفة النظامية عبر الولي أو الوصي أو الحاضن، مع ضرورة إرفاق صك الوصاية أو الولاية، إضافة إلى بيانات الهوية الوطنية للقاصر والولي أو الوصي. أما المحجور عليهم فيمثلهم ممثل شرعي معتمد بموجب صك قضائي، مصحوباً بالمستندات المؤيدة.
وفيما يتعلق بالورثة، تثبت الصفة القانونية عبر شهادة وفاة المورث وصك حصر الورثة، إلى جانب بيانات الهوية الوطنية لكل وريث.
ويشمل ذلك أيضاً الحارس القضائي والمصفي، حيث تتأكد الصفة النظامية لهما عبر قرار الجهة القضائية أو قرار التصفية، مع تقديم المستندات التي تحدد صلاحياتهما، إضافة إلى بيانات الهوية الوطنية لضمان دقة التمثيل القانوني أمام اللجان.
الصفة النظامية للأشخاص الاعتباريين
وأوضح الدليل أن الصفة النظامية للشخصيات الاعتبارية الخاصة تحدد وفق عقد التأسيس أو النظام الأساسي للشركة، أو القرارات المستقلة لتعيين المدراء أو الممثلين النظاميين، مع مراعاة حدود سلطاتهم القانونية وفق الأنظمة المعمول بها، كما يشمل الدليل الوكالات الشرعية الممنوحة للموظفين أو الممثلين النظاميين بعد الحصول على الترخيص اللازم من الجهات المختصة.
التحديث المستمر والمراجعة الدورية
أكدت الأمانة أن الدليل يتضمن سياسة مراجعة دورية وتحديث مستمر، لضمان تطبيقه بشكل دقيق وتقليل التباين في الإجراءات، ويحتوي على أمثلة عملية لتوضيح آليات التحقق من الصفة النظامية للأطراف المختلفة، بما يضمن حماية حقوق جميع الأطراف ويعزز الشفافية والنزاهة في عمل اللجان الزكوية والضريبية والجمركية.
ويحدد الدليل مجموعة من الاشتراطات الخاصة بالممثل النظامي للمؤسسات والمنشآت المرخص لها، والتي تشمل تقديم السجل التجاري أو الترخيص بمزاولة النشاط إذا كان النشاط لا يتطلب سجل تجاري، إلى جانب بيانات الهوية الوطنية لمالكي المنشأة، وبيانات الأشخاص المفوضين للتمثيل النظامي، إضافة إلى تقديم وكالة شرعية صادرة من صاحب الصلاحية في المنشأة.
المدارس الأجنبية
يشمل الدليل المدارس الأجنبية المرخصة، حيث يشدد على ضرورة التحقق من الصفة النظامية للممثل النظامي لها قبل التمثيل أمام اللجان أو الجهات القضائية.
ويأتي ذلك عبر اعتماد قرار مجلس الإدارة أو قرار تأسيس المدرسة الصادر عن وزارة التعليم، والذي يحدد الشخص المخول بالتمثيل، كما يشترط وجود الترخيص الرسمي من وزارة التعليم لفتح المدرسة، بالإضافة إلى قرار تشكيل مجلس الإدارة المعتمد من الوزارة مع بيان هوية الأعضاء.
ويكتمل التحقق بصحة بيانات هوية الممثل النظامي للمدرسة لضمان صلاحية التمثيل القانوني أمام اللجان، بما يضمن التزام المدرسة بالأنظمة واللوائح
الشركات
تشمل التحقق من عقد التأسيس أو النظام الأساسي وملاحقه، وقرارات الجمعيات العامة بتعيين أعضاء مجلس الإدارة، وقرارات المجلس بتعيين الرئيس، مع تحديد حق التمثيل في المرافعة والدفاع أمام اللجان والجهات القضائية.
يشترط التحقق من العقد المستقل في حال تعيين المدير من خلاله، والسجل التجاري، وبيانات الهوية الوطنية للممثل النظامي، إضافة إلى ترخيص الترافع الصادر عن إدارة المحاماة بوزارة العدل للموظفين في الإدارات القانونية، إلى جانب الوكالة الشرعية الصادرة من الشخص المخول بالتفويض.
حدد الدليل الشروط الخاصة للتحقق من الصفة النظامية للشركات بمختلف أنواعها، بما يضمن وضوح التمثيل القانوني أمام اللجان والجهات القضائية.
ففي شركة التضامن وشركة التوصية البسيطة، تتحقق الصفة النظامية للمدير أو المديرين ما لم ينص عقد التأسيس على تقييد سلطاتهم، مع الالتزام بالشروط العامة للتحقق.
أما في شركة المساهمة، فتثبت الصفة النظامية لرئيس مجلس الإدارة، مع إمكانية تفويض العضو المنتدب أو الرئيس التنفيذي في التمثيل، وفق ما يحدده النظام الأساسي للشركة، وبالنسبة لشركة المساهمة المبسطة، يتحقق من الصفة النظامية للرئيس أو المدير، مع السماح بالتفويض وفق النظام الأساسي، مع استيفاء الشروط العامة.
وفي شركة ذات المسؤولية المحدودة للشخص الواحد، تتحقق الصفة النظامية لمالك جميع الحصص، ويجوز له تعيين مدير أو أكثر كممثل نظامي للشركة، بينما في شركة ذات المسؤولية المحدودة متعددة الشركاء، يثبت المدير صفة التمثيل النظامي، مع إمكانية تفويض الغير لمباشرة أعمال محددة وفق الشروط العامة.
أما الشركة المهنية، فتتحقق الصفة النظامية لأحد الشركاء المرخص لهم أو غيرهم، مع تحديد سلطات المدير بحسب عقد التأسيس أو النظام الأساسي.
وأخيراً، تُطبق أحكام نظام الشركات على الشركات الأجنبية التي تزاول نشاطها داخل المملكة عبر فرع أو مكتب تمثيل، مع مراعاة الشروط العامة للتحقق من الصفة النظامية.
الجمعيات والمؤسسات الأهلية
يشمل الدليل الجمعيات الأهلية المرخصة من المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي، حيث يتحقق من الصفة النظامية للممثل النظامي عبر الترخيص الرسمي، اللائحة الأساسية للجمعية، قرار تشكيل مجلس الإدارة، وبيانات هوية الأشخاص المفوضين.
ويضم الدليل المؤسسات الأهلية المرخصة وفق الإجراءات نفسها، مع تحديد رئيس مجلس الأمناء وبياناته، وقرار تفويضه لغيره في التمثيل النظامي، مع إرفاق بيانات هوية المفوضين ومستند التفويض.
الجمعيات التعاونية
للممثل النظامي للجمعيات التعاونية، يتحقق الدليل من الصفة النظامية عبر قرار التسجيل والإشهار الصادر من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، عقد التأسيس، اللائحة الأساسية للجمعية، قرار تشكيل مجلس الإدارة وتعيين الرئيس، مع بيانات هوية المفوضين في حال التفويض.
الصناديق الاستثمارية
يشترط الدليل تحقق الصفة النظامية لمدير الصندوق، سواء كان الصندوق يتخذ شكل منشأة ذات أغراض خاصة، وفق النظام الأساسي، مع ضرورة أن يكون مدير الصندوق مؤسسة مالية مرخصة لممارسة نشاط إدارة الاستثمارات. ويشمل ذلك التحقق من اتفاقية تأسيس الصندوق، ترخيص المؤسسة المالية، النظام الأساسي، بيانات الهوية للممثل النظامي، قرار تشكيل مجلس الإدارة، وتعيين الرئيس.
الأوقاف والوصايا
يشمل الدليل أيضاً الممثلين النظاميين للأوقاف والوصايا، حيث تتحقق الصفة النظامية عبر خطابات التمثيل النظامي من الهيئة العامة للأوقاف، متضمنة الأشخاص المفوضين وصلاحياتهم، مع بيانات هوية المفوضين للتأكد من صلاحيتهم القانونية في التمثيل أمام اللجان.
عتمدت الأمانة العامة للجان الزكوية والضريبية والجمركية، مؤخراً، دليل إثبات الصفة النظامية للأطراف، في خطوة تهدف إلى توحيد الإجراءات القانونية والتحقق من الصلاحيات النظامية للأشخاص الطبيعيين والاعتباريين المشاركين في الدعاوى أمام اللجان، وضمان التزامهم بالأنظمة واللوائح والقرارات الرسمية.
ويشكل هذا الدليل مرجعاً أساسياً لتحديد الصفة القانونية للممثلين النظاميين أمام اللجان، سواء كانوا يمثلون شركات، مؤسسات، جمعيات، أوقاف، أو جهات حكومية، بما يعزز الشفافية ويحد من التباين في تطبيق الأنظمة.
المؤسسات والمنشآت المرخصة والمدارس الأجنبية
يشمل الدليل المؤسسات والمنشآت المرخصة، حيث تتحقق الصفة النظامية للممثل النظامي عبر تقديم السجل التجاري أو الترخيص بمزاولة النشاط إذا كان النشاط لا يتطلب سجل تجاري، إضافة إلى بيانات الهوية الوطنية لمالكي المنشأة، وبيانات الممثلين المفوضين، والوكالة الشرعية الصادرة من صاحب الصلاحية في المنشأة.
أما المدارس الأجنبية، فيشترط الدليل تقديم قرار تأسيس المدرسة أو قرار مجلس الإدارة الصادر عن وزارة التعليم، مع الترخيص الرسمي من الوزارة، وقرار تشكيل مجلس الإدارة وبيانات هوية أعضائه، إضافة إلى بيانات الممثل النظامي للمدرسة لضمان صلاحية التمثيل أمام اللجان.
الشركات وأحكامها التفصيلية
خصص الدليل فصلاً شاملاً للتحقق من الصفة النظامية للممثلين النظاميين عن الشركات، مع مراعاة طبيعة كل نوع من الشركات. ففي شركة التضامن وشركة التوصية البسيطة، تثبت الصفة النظامية للمدير أو المديرين ما لم ينص عقد التأسيس على تقييد سلطاتهم، مع الالتزام بالشروط العامة للتحقق.
أما في شركة المساهمة والمساهمة المبسطة، فيتم التحقق من الصفة النظامية لرئيس مجلس الإدارة أو الرئيس التنفيذي، مع إمكانية تفويض الغير لمباشرة بعض الصلاحيات، وفق النظام الأساسي للشركة والشروط العامة الواردة في الدليل.
وبالنسبة لشركات ذات المسؤولية المحدودة، سواء الفردية أو متعددة الشركاء، تتحقق الصفة النظامية للمالك أو المديرين، مع السماح بتفويض الغير لمباشرة أعمال محددة وفق الشروط القانونية المعتمدة.
أما الشركة المهنية والشركات الأجنبية، فتطبق عليها أحكام نظام الشركات على الشركاء أو الممثلين النظاميين، مع مراعاة التفويض المصرح به في النظام الأساسي للشركة، لضمان التمثيل القانوني الصحيح أمام اللجان والجهات القضائية.
الجمعيات والمؤسسات الأهلية والتعاونية
يشمل الدليل الجمعيات الأهلية المرخصة من المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي، حيث تتحقق الصفة النظامية للممثل النظامي عبر الترخيص الرسمي، اللائحة الأساسية، قرار تشكيل مجلس الإدارة، وبيانات هوية المفوضين.
كما يتضمن المؤسسات الأهلية، مع تحديد رئيس مجلس الأمناء، قرار التفويض، وبيانات هوية الأشخاص المفوضين. أما الجمعيات التعاونية، فيشترط الدليل تقديم قرار التسجيل والإشهار، عقد التأسيس، اللائحة الأساسية، قرار تشكيل مجلس الإدارة، تعيين الرئيس، وبيانات هوية المفوضين في حال التفويض.
الصناديق الاستثمارية والأوقاف والوصايا
يشمل الدليل الصناديق الاستثمارية، حيث يتحقق من الصفة النظامية لمدير الصندوق، سواء كان الصندوق يتخذ شكل منشأة ذات أغراض خاصة، وفق النظام الأساسي، مع ضرورة أن يكون المدير مؤسسة مالية مرخصة لممارسة نشاط إدارة الاستثمارات، إضافة إلى اتفاقية تأسيس الصندوق، النظام الأساسي، قرار تشكيل مجلس الإدارة، بيانات هوية الممثل النظامي، وتعيين الرئيس.
فيما يخص الأوقاف التي لا تتولى الهيئة العامة للأوقاف النظارة عليها، يشترط الدليل تقديم شهادة تسجيل الوقف سارية المفعول، تتضمن أسماء النظار وأرقام هوياتهم، بالإضافة إلى اسم الوقف ورقم صك الوقف وتاريخه، والصك الشرعي للوقف. أما الأوقاف التي تتخذ شكلاً من أشكال الشركات، فيتم التحقق من الصفة النظامية وفق أحكام تلك الشركات.
بالنسبة للوصايا، يتحقق من الصفة النظامية عبر صك تعيين الوصي وبيانات هويته الوطنية.
الجهات الحكومية والشركات العامة
يضع الدليل اشتراطات محددة للجهات الحكومية والشركات العامة، حيث تتحقق الصفة النظامية للممثل النظامي عبر قرار تشكيل مجلس الإدارة الصادر عن مجلس الوزراء، وقرار تفويض المجلس للشخص أو الأشخاص المفوضين، إضافة إلى وثائق تحديد الهوية الوطنية.
الغرف التجارية واتحاد الغرف
يتحقق الدليل من الصفة النظامية لرئيس مجلس إدارة الغرف التجارية أو اتحاد الغرف، مع إمكانية تفويض الغير، عبر قرار تشكيل مجلس الإدارة، وقرار المجلس بتعيين الرئيس، وقرار التفويض من الرئيس، وبيانات الهوية الوطنية للممثل أو المفوضين.
