الكشف عن الحقيقة المخفية: لقوة 5 أسباب في حل المشكلات
تقنية ”الخمس أسباب“ - ”5 Whys“ هي تقنية تستخدم في حل المشكلات وتحليل السبب الجذري لتحديد السبب الكامن وراء المشكلة عن طريق طرح السؤال ”لماذا“ خمس مرات. تتضمن الطريقة طرح سلسلة من الأسئلة التي تتعمق في المشكلة حتى يتم تحديد السبب الجذري. يمكن استخدام تقنية ”الخمس أسباب“ في مجموعة متنوعة من المواقف، بما في ذلك التصنيع والرعاية الصحية وتطوير البرامج، من بين أمور أخرى. إنها أداة بسيطة ولكنها فعالة يمكن أن تساعد الفرق على تحديد السبب الحقيقي للمشكلة وتطوير حلول مستهدفة لمعالجتها.
تتضمن عملية 5 Whys السؤال ”لماذا“ خمس مرات على الأقل لتحديد السبب الأساسي للمشكلة. لاستخدام هذه التقنية، ما عليك سوى اتباع الخطوات التالية:
1. حدد المشكلة التي تريد معالجتها. لاستخدام تقنية 5 Whys، فإن الخطوة الأولى هي تحديد المشكلة التي تريد معالجتها. قد يكون هذا عيبًا في منتج أو مشكلة في عملية أو أي مشكلة أخرى تحتاج إلى حل. من المهم تحديد المشكلة بوضوح والتأكد من أن جميع المعنيين يفهمون ماهيتها. على سبيل المثال، افترض أن إحدى الشركات تواجه مشكلات في تأخير عمليات التسليم. تم تحديد المشكلة على أنها ”عمليات التسليم لا تصل في الوقت المحدد“. فبمجرد تحديد المشكلة، يمكن للفريق أن يبدأ في طرح السؤال ”لماذا“ لتحديد السبب الجذري. قد يسألون ”لماذا لا تصل الشحنات في الوقت المحدد؟“ قد تكون الإجابة ”هناك الكثير من الطلبات التي يجب الوفاء بها“. ثم يتابع الفريق السؤال ب ”لماذا يوجد الكثير من الطلبات التي يجب الوفاء بها؟“ وما إلى ذلك حتى يتم الكشف عن السبب الأساسي. والمفتاح لاستخدام 5 Whys بشكل فعال هو الاستمرار في التساؤل عن ”لماذا“ حتى يتم تحديد السبب الجذري. فمن خلال القيام بذلك، يمكن للفريق تطوير حلول مستهدفة تعالج العوامل الأساسية التي أدت إلى المشكلة في المقام الأول.
2. اسأل ”لماذا“ حدثت المشكلة وسجل الإجابة. بمجرد تحديد المشكلة، فإن الخطوة التالية في عملية 5 Whys هي أن تسأل ”لماذا“ حدثت المشكلة وتسجيل الإجابة. الهدف هو تحديد السبب الأول أو العامل الذي ساهم في حدوث المشكلة. على سبيل المثال، إذا كانت المشكلة هي ”عدم وصول عمليات التسليم في الوقت المحدد“، فقد يكون السؤال الأول ”لماذا“ هو ”لماذا لا تصل عمليات التسليم في الوقت المحدد؟“ قد تكون الإجابة ”هناك الكثير من الطلبات التي يجب الوفاء بها“. من المهم ملاحظة أن الإجابة يجب أن تكون سببًا محددًا وليس سببًا عامًا أو افتراضًا. بمجرد الإجابة على سؤال ”لماذا“ الأول، سيسأل الفريق ”لماذا“ مرة أخرى بناءً على الإجابة الأولى، وسيواصل القيام بذلك خمس مرات على الأقل أو حتى يتم تحديد السبب الجذري. ستؤدي كل إجابة إلى سؤال آخر، مما يسمح للفريق بالبحث بشكل أعمق في العوامل الأساسية التي ساهمت في المشكلة. من خلال طرح السؤال ”لماذا“ وتسجيل الإجابات، يمكن للفريق تحديد الأنماط والعلاقات بين العوامل المختلفة، وتطوير فهم أكثر اكتمالاً للمشكلة. سيساعدهم ذلك على تطوير حلول فعالة تعالج السبب الجذري وتمنع تكرار المشكلة في المستقبل.
مصدر الصورة: https://kanbanize.com;
3. ثم اسأل ”لماذا“ مرة أخرى بناءً على الإجابة الأولى وسجل الإجابة اللاحقة. بمجرد أن يحدد الفريق السبب أو العامل الأول الذي ساهم في المشكلة، فإن الخطوة التالية هي طرح السؤال ”لماذا“ مرة أخرى بناءً على الإجابة الأولى، وتسجيل الإجابة اللاحقة. تتكرر هذه العملية حتى يسأل الفريق ”لماذا“ خمس مرات على الأقل أو حتى يتم تحديد السبب الجذري. على سبيل المثال، إذا كانت الإجابة الأولى على السؤال ”لماذا لا تصل عمليات التسليم في الوقت المحدد؟“ هل ”هناك الكثير من الطلبات التي يجب الوفاء بها،“ قد يسأل الفريق ”لماذا هناك الكثير من الطلبات التي يجب الوفاء بها؟“ قد تكون الإجابة على هذا السؤال ”أطلق فريق التسويق حملة ترويجية كبيرة نتج عنها زيادة في الطلبات“. ثم يسأل الفريق ”لماذا أطلق فريق التسويق حملة ترويجية كبيرة؟“ وهكذا حتى يصلوا إلى السبب الأساسي للمشكلة، والذي قد يكون ”الطاقة الإنتاجية للشركة غير كافية للتعامل مع الزيادة في الطلب“. ومن خلال السؤال ”لماذا“ مرة أخرى وتسجيل الإجابات اللاحقة، يكون الفريق قادرًا على تحديد العوامل الأساسية التي ساهمت في المشكلة. وهذا يسمح لهم بمعالجة السبب الجذري وتطوير حلول فعالة تمنع تكرار المشكلة في المستقبل.
4. كرر هذه العملية خمس مرات على الأقل أو حتى يتم تحديد السبب الجذري. تتضمن عملية 5 Whys تكرار سؤال ”لماذا“ خمس مرات على الأقل أو حتى يتم تحديد السبب الجذري للمشكلة. من المهم ملاحظة أن عدد المرات التي يجب طرح السؤال فيها قد يختلف اعتمادًا على المشكلة التي تتم معالجتها. قد تتطلب بعض المشاكل أكثر من خمسة أسئلة ”لماذا“ لتحديد السبب الجذري. فالهدف من طرح أسئلة متعددة ”لماذا“ هو الكشف عن الأسباب العميقة والعوامل الكامنة التي قد تكون مخفية في البداية. قد تكشف ”الأسباب“ القليلة الأولى عن مشكلات سطحية، بينما قد تكشف الأسئلة اللاحقة أسبابًا أكثر جوهرية. ومن خلال تكرار العملية، يكون الفريق قادرًا على التعمق في المشكلة وتحديد السبب الجذري الحقيقي. بمجرد تحديد السبب الجذري، يمكن للفريق تطوير حلول مستهدفة تعالج العوامل الأساسية التي أدت إلى المشكلة في المقام الأول. من المهم ملاحظة أن تقنية 5 Whys ليست عملية صارمة وقد تحتاج إلى تكييف اعتمادًا على المشكلة التي تتم معالجتها. المفتاح هو الاستمرار في التساؤل عن ”لماذا“ حتى يكون لدى الفريق فهم واضح للسبب الأساسي للمشكلة ويمكنه تطوير حلول فعالة لمعالجتها.
5. استخدم المعلومات التي تم جمعها لتطوير حلول مستهدفة تعالج السبب الجذري للمشكلة. بمجرد تحديد السبب الجذري للمشكلة من خلال عملية 5 Whys، فإن الخطوة التالية هي استخدام المعلومات التي تم جمعها لتطوير حلول مستهدفة تعالج العوامل الأساسية التي أدت إلى المشكلة. يجب أن تركز الحلول المطورة على منع تكرار المشكلة في المستقبل. من المهم تطوير حلول محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً «SMART» لضمان فعاليتها. على سبيل المثال، إذا كان السبب الجذري للمشكلة هو أن الطاقة الإنتاجية للشركة غير كافية للتعامل مع الزيادة في الطلب، فقد يقوم الفريق بتطوير حلول مثل:
- الاستثمار في معدات جديدة لزيادة الطاقة الإنتاجية
- تعيين موظفين إضافيين للمساعدة في إدارة الزيادة في الطلب
- تبسيط عمليات الإنتاج لزيادة الكفاءة
- تقليل عدد المنتجات المعروضة للتركيز على تلك الأكثر ربحية
- تنفيذ نظام تنبؤ أكثر قوة لتوقع تقلبات الطلب في المستقبل
يجب تقييم كل حل بناءً على تأثيره المحتمل وجدواه وتكلفته. يجب على الفريق أيضًا النظر في أي عواقب محتملة غير مقصودة قد تنشأ عن تنفيذ الحلول. بمجرد اتخاذ قرار بشأن أنسب الحلول، يجب على الفريق وضع خطة للتنفيذ وتحديد المساءلة لكل مهمة. يجب تتبع تحديثات التقدم المنتظمة لضمان تنفيذ الحلول بفعالية وتحقيق النتائج المرجوة. وبشكل عام، يمكن أن يساعد استخدام المعلومات التي تم جمعها من خلال عملية 5 Whys لتطوير حلول مستهدفة المؤسسات على معالجة المشكلات بشكل فعال ومنع تكرارها في المستقبل.
وتعد تقنية 5 Whys أداة بسيطة ولكنها فعالة يمكن استخدامها في العديد من السياقات المختلفة، من التصنيع إلى تطوير البرامج. يساعد الفرق على تحديد السبب الحقيقي للمشكلة وتطوير حلول أكثر فاعلية لمعالجتها.
في الختام، يعد مفهوم الأسباب الخمسة أداة قوية يمكن أن تساعد المؤسسات في الوصول إلى السبب الجذري للمشكلة، بدلاً من مجرد معالجة الأعراض. من خلال السؤال عن السبب خمس مرات والتعمق أكثر في المشكلة المطروحة، يمكن للفرق تحديد الأسباب الكامنة وراء المشاكل وتنفيذ حلول أكثر فعالية. يعزز هذا النهج ثقافة التحسين المستمر ويمكّن الفرق من مواجهة أكثر التحديات تعقيدًا. لذلك، إذا كنت ترغب في تحسين مهارات حل المشكلات لديك وإحداث تغيير حقيقي في مؤسستك، ففكر في دمج الأسباب الخمسة في مجموعة أدواتك.
