الخطة التشغيلية والخطة التنفيذية
”الخطة التشغيلية“ قصيرة المدى لا تزيد عن سنة، توضح العمليات المنجزة يوميًّا وعادةً ما ترافقها أهداف قصيرة المدى أيضًا تتفرع من الأهداف العامة والتي يمكن أن تنجز خلال سنة واحدة. ويقوم المشرفون على الخطة التشغيلية بوضع جداول تبين الموارد المتاحة وقواعد العمل وتقارير عن تقدم العمل. إضافة إلى تفاصيل عن مجرى العمليات والعاملين ومدخلات الإنتاج، لذلك نجد أن الخطة التشغيلية خطة داعمة للخطة التكتيكية لكونها تشرح ما يتحقق من العمل خلال اليوم والأسبوع والشهر. ومن الأمثلة المعروفة عن الخطط التشغيلية هي ”الموازنة“ التي تمثل خطة سنوية تحتوي على حجم الأموال التي يمكن التصرف بها خلال فترة معينة من الزمن. ومن الأمثلة الأخرى ”خطة التوظيف“ فهي مثال آخر للخطة التشغيلية حيث تحتوي على الوظائف ومواصفاتها ومؤهلاتها التي تريد المنظمة أن تعينها خلال فترة معينة لا تزيد عن سنة.
أما ”الخطة التنفيذية“ هي وصف للأنشطة التي يجب أن تنجز بكل عناية من قِبل الجهات ذات الاختصاص في المنظمة كي تتحقق الأهداف الاستراتيجية بنجاح وإلا تبقى الخطة وثيقة مركونة على أحد رفوف المنظمة ليعفو عليها الزمن.
تشكل الخطة التنفيذية مرحلة مهمة من مراحل التخطيط الاستراتيجي وذلك للفوائد الكثيرة التي تقدمها للمنظمة والتي تلخص بالآتي:»
- تساعد على تخصيص الموارد سواء كانت الموارد المالية أو القوى العاملة أو الوقت أو التقنية المساندة لها.
- تساعد على رسم الخطة العامة لتنفيذ الأنشطة الرئيسة للمنظمة، لأنها تتطلب تحديد الأنشطة المؤدية لتحقيق القضايا الرئيسة للمنظمة والأهداف المرافقة لها وكذلك الأهداف الفرعية والأنشطة اللازمة لتحقيقها.
- تساعد على تحديد مسؤوليات التنفيذ لكونها تحتوي على خطط لكل هدف ونشاط مما يجعل لكل مدير وموظف دورة واضحة في تنفيذ الخطة العامة.
- تساعد على استكمال متطلبات المنظمة حيث تعتمد على طبيعة حاجيات المنظمة وهذا ما يدعو كل مدير وموظف تحديد ما الآتي:
• الأهداف المطلوب إنجازها.
• علاقة كل هدف مع باقي الأهداف.
• ما النتائج المتوقعة من كل هدف
• كيف يمكن التوصل لهذه النتائج والأهداف.
• متي يتعين إنجاز هذه النتائج والأهداف.
وأختم حديثي القصير بان معظم الخطط التنفيذية تحتوي على المكونات الآتية:
• ما يجب على المنظمة إنجازه أي النتائج أو المخرجات التي يتعين على المنظمة تحقيقها من تطبيق الخطة الاستراتيجية؟
• الخطوات التي يجب أن تُتبع لتحقيق تلك النتائج أو المخرجات أي بلوغ الأهداف الفرعية.
• الجدول الزمني لكل خطوة أي كم تستغرق من الوقت كي يتم بلوغ النشاط أو الفعالية المخرجات التي تحتويها الخطوة؟
• من يتولى مسؤولية تنفيذ ذلك النشاط والفعالية ليتم التأكد من أن كل خطوة قد أنجزت بنجاح؟
• ما المستلزمات المطلوبة لكل نشاط وفعالية أي الموارد المالية والبشرية اللازمة لذلك؟
